Existen diferentes bases para el reconocimiento de los elementos de los estados financieros: activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Conoce en ContArte cuáles son, en qué principios contables se fundamentan y las implicaciones que tiene en los registros contables y estados financieros el escoger una u otra.
Por Juan David Hernández, asistente de investigación técnica del INCP
Durante su fase de planeación, las organizaciones toman en consideración los diferentes rumbos de acción que pueden seguir a fin de lograr sus objetivos. Uno de los aspectos más relevantes para tener en cuenta son las estrategias contables y financieras, como el modelo de gestión que se implementará en la compañía.
La información contable y financiera es la piedra angular del modelo de gestión en cualquier entidad, independientemente de su tamaño o naturaleza. Existen varios factores a considerar, empezando por el análisis previo de las condiciones y características de la misma. Este hecho facilitará la comprensión del contador sobre la información que procesa y a su vez le permitirá adquirir los argumentos necesarios para construir o modificar las políticas contables, las cuales están basadas en el conocimiento de las normas aplicables para garantizar la calidad de la información presentada. Parte importante del análisis previo lleva a escoger la base contable o principio de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos que la entidad utilizará para identificar las operaciones.
La contabilidad cuenta con dos métodos o principios para reconocer los ingresos y gastos: caja y devengo (causación), cada uno cuenta con ventajas y desventajas. Dependiendo de cuál se escoja se obtendrá un valor diferente para la cuenta de resultados del periodo. Es posible utilizar un método en el cual se recojan las necesidades diarias financieras básicas, como el método de caja, que es normalmente utilizado por las pequeñas empresas no obligadas a llevar contabilidad, mientras que las obligadas usan la contabilidad de causación como su base de reconocimiento, dado que este constituye una de las hipótesis fundamentales del marco técnico de información financiera.
Base de caja
La base o principio de caja hace referencia al reconocimiento (registro contable) de los ingresos, costos y gastos en relación con la circulación monetaria; es decir, que se reconocerá un ingreso en el momento en que este sea recibido efectivamente, mientras que −por su parte− un gasto únicamente será registrado hasta cuando estos hayan sido pagados y exista como tal un desembolso de efectivo.
Como esta base de reconocimiento no tiene en consideración el momento en el que se realizan los intercambios de bienes o servicios, cuando los recursos ingresan o salen de la caja adquiere el nombre de base de caja o contabilidad de caja.
Un caso para ejemplificar la contabilidad de caja es cuando se realizan ventas a crédito. Allí se trasfiere el bien o se presta el servicio en una fecha y posteriormente se recibe la contraprestación. En este escenario, el registro contable para el vendedor se realiza tan pronto se reciba el dinero. Por otra parte, guardando la misma relación, para el caso de la persona que compra a crédito, el registro contable de la compra del bien o servicio se reconoce en el momento en el que se desembolsa el dinero.
La contabilidad de caja se representa también en la elaboración de los estados de flujo de caja. En estos se realiza la determinación del flujo de efectivo que circula en una organización, pues este constituye un indicador muy relevante para la medición de la liquidez de una empresa.
Base de devengo o causación
La también denominada contabilidad de causación es aquella en la que las transacciones y hechos económicos se registran en la fecha en que se realizan, independientemente de si existe un ingreso o un gasto; es decir, se registran con base en la corriente real de bienes y servicios, y no toma en consideración el tiempo en el que estos sucesos ocurren.
Las principales diferencias que existen entre la contabilidad de causación y la contabilidad de caja radican en que en la primera no es necesario que exista un flujo de dinero en caja inmediato para que se realice el registro contable. Mediante el uso del principio de devengo o causación se reconoce la realización de los hechos económicos en el momento en el que surgen los derechos u obligaciones derivadas de la transacción o negocio jurídico efectuado, sin esperar a que estos se hagan efectivos. Por su parte, la contabilidad de caja no basa su reconocimiento en el surgimiento de los derechos u obligaciones, sino en la transferencia de la contraprestación monetaria.
Gracias a estas características de la contabilidad de causación se abre la posibilidad de reflejar la realidad económica de la organización de una mejor manera, puesto que mediante este principio de reconocimiento se muestra un resultado fiel y objetivo de las operaciones de la compañía, ya que registra de manera oportuna todos los hechos que benefician u obligan a la entidad ante terceros, independientemente de que la realización de tales hechos sea futura. Al poder conocer las afectaciones presentes y futuras de la realidad económica de la organización se facilita una adecuada toma de decisiones.
La NIC 1 establece que la base contable de devengo o causación debe ser utilizada como el principio de reconocimiento que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera para activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Este requerimiento de las normas internacionales implica que para que una partida pueda ser reconocida en los estados financieros debe cumplir con las siguientes características:
Efectos fiscales
La elección de la base de caja o de causación para realizar el registro de los ingresos, costos y gastos conlleva efectos en el valor de los impuestos que se deben reconocer, particularmente en el IVA, pues la imputación de los gastos e ingresos debe ser realizada conforme al principio de devengo por mandato legal expreso.
Este requerimiento implica que la declaración del bien o servicio prestado debe realizarse en el periodo en el que efectivamente se llevó a cabo la transacción, independientemente de si existió o no un pago o cobro. Este hecho pude llegar a generar algunas diferencias entre los valores y cantidades declaradas y las que son cobradas.
Por otro lado, al emplear el criterio de caja para el devengo del IVA, el derecho a la deducción de este impuesto se generará con el pago de la prestación del bien o servicio. Por tanto, no deberá registrarse lo que no se ha cobrado.
Ejemplo
El reconocimiento contable por una u otra base puede presentar enormes diferencias. Para evidenciar cómo se presentan estas variaciones se analiza el siguiente ejemplo.
Una entidad realiza las siguientes transacciones durante un periodo:
Si hacemos un análisis simple, limitándose a los conceptos dados, de lo que corresponderá al resultado o las ganancias del ejercicio de acuerdo con cada base se tendría que para el caso de la contabilidad de caja el resultado del periodo sería $ 0, pues al tomar únicamente los conceptos que tuvieron un efectivo ingreso o egreso de recursos, solo hacen parte del análisis los $ 500.000 que salieron por el pago de la factura y el mismo monto que ingresa por el saldo que paga el cliente.
Por otra parte, mediante la contabilidad de causación se tendrá un resultado del periodo de $ 10.000.000. Aquí se tienen en cuenta todas las transacciones, independientemente del momento en el que se realicen, por lo que el resultado de la diferencia entre la factura emitida al cliente que compra las 600 unidades a crédito y la cuenta por pagar de $ 2.000.000 con el técnico de mantenimiento corresponde al beneficio final para este periodo.
