La contabilidad de costos o de gestión en empresas prestadoras de servicios, es una parte de la disciplina contable la cual no se ha desarrollado en la misma medida que la contabilidad financiera o tributaria. Conoce hoy en ContArte la importancia de desarrollar un sistema de costos en este tipo de organizaciones y como se debe estructurar.

Por: Juan David Hernández, asistente de investigación contable del INCP

Todas las actividades empresariales implican en un punto del tiempo, la realización de operaciones de venta en las cuales se ofrece al mercado un producto que puede ser tangible (bienes muebles e inmuebles) o intangible (servicios). De acuerdo con esta clasificación, las empresas en el mercado se dividen en dos grandes grupos: Las empresas que producen o comercializan bienes y las empresas prestadoras de servicios.

Las empresas prestadoras de servicios, debido a que no manejan bienes físicos, cuentan con características particulares en la preparación y organización de su información contable. Tal es el caso de la contabilidad de costos y en general de la implementación de un sistema de costeo en una empresa de este tipo.

La contabilidad de costos en Colombia

En Colombia la contabilidad de costos o contabilidad de gestión se encuentra en un proceso de desarrollo, en el cual las empresas apenas han iniciado a tomar conciencia de la importancia de contar con una gestión de costos eficiente y sustentada en la información contable. La contabilidad de costos se ha desarrollado en mayor medida en los diferentes procesos manufactureros, vistos como la transformación de materias primas en productos terminados. La contabilidad en este sector se tornó netamente comercial, reduciendo la gestión de costos únicamente a la determinación del costo de ventas mediante el denominado “juego de inventarios”, mientras que para el caso de las empresas del sector servicios solo se realizaba una comparación entre los ingresos y los gastos, bajo la teoría de que en este sector, todos los gastos tienen el mismo grado de asociación con los ingresos, desconociendo la importancia de realizar un análisis que les permitiera identificar el costo de la prestación del servicio para la entidad.

Este hecho se potencia en las empresas del sector servicios, dado que se vuelve más complejo establecer bases de distribución, establecer centros de costos e identificar características esenciales del “producto” (servicio) a la hora de atribuir costos directos e indirectos de la prestación del servicio.

Sistemas de costos en empresas de servicios

Independientemente de las características del proceso de prestación de servicios que tenga una entidad, es posible establecer la importancia de contar con un sistema de costos que proporcione una adecuada información sobre el desarrollo del proceso. Por tal motivo, establecer un sistema de costos facilitará a la administración además de mantener un control efectivo sobre los costos y gastos de la entidad, el generar los recursos necesarios para que la entidad funcione y crezca, esto gracias a la posibilidad de establecer precios competitivos y acordes a lo que demanda el sector, ya que los precios se determinan con base en los costos.

Existen dificultades a la hora de la implementación de un sistema de costeo en una empresa de prestación de servicios, ya que los desarrollos de los elementos básicos del costo (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación). Sin embargo, pese a estas dificultades se puede implementar un modelo de gestión de costos de la siguiente manera:

Requerimientos básicos del modelo

Para implementar un modelo de contabilidad de costos en las empresas del sector servicios se debe contar con una serie de características que comparten todos los modelos de contabilidad de gestión a fin de garantizar la eficacia del modelo.

  • El modelo debe ser flexible, fácil de adaptar.
  • Dar respuesta a las necesidades de la dirección.
  • Permitir una rápida toma de decisiones.
  • Brindar información completa y fácil de entender.

El contenido del modelo de costos debe contener los objetivos básicos de una contabilidad analítica, como lo son: la valoración de activos, de costos y de resultados. Además de permitir el control y la planificación en pro de la coordinación en la gestión de la entidad, la motivación de los empleados, aprovechar la capacidad productiva de la organización y realizar evaluaciones de objetivos.

Respecto a la agrupación de los costos, esta debe realizarse en diferentes niveles o categorías de agrupación de forma que se pueda analizar su participación en la “producción” del servicio prestado. Teniendo en cuenta esto, algunas de las categorías a usar pueden ser:

  • Costos directos e indirectos

La clasificación de los costos entre directos e indirectos se explica de acuerdo con la facilidad con la cual el elemento o concepto de costo puede agrupar los elementos que conforman el costo final del servicio. Es decir, dependerá de la facilidad con la que se puede relacionar al elemento de costo con el costo total del servicio y el control que se tenga de dicho elemento.

Los costos directos, son aquellos que afectan el servicio final sin necesidad de una tasa para su aplicación. Por su parte, los costos indirectos son aquellos que, para ser reconocidos como parte del costo final del servicio, necesitan de una tasa para ser imputados, por lo cual requerirán de un seguimiento a través de los centros de costos correspondientes.

  • Costos internos y externos


En consecuencia, los costos internos son aquellos que siendo empleados total o parcialmente en la prestación del servicio son parte de la infraestructura de la empresa, es decir de su capacidad interna en la prestación del servicio, por lo que mantiene su control y seguimiento.
En esta categoría de clasificación se mide el origen del costo con respecto a su control y seguimiento. Los costos externos son aquellos que se originan directamente por el servicio, siendo registrados contablemente como parte de un centro de costos, reconociendo su “consumo” total o parcial, para la realización de dicho servicio pero que no son parte de la infraestructura de la empresa.

  • Costos asociados a los factores productivos


Mediante este tipo de clasificaciones e puede identificar la forma en la que cada factor productivo impacta en el costo final de la prestación del servicio. Esta clasificación se puede realizar de forma general para toda la organización o individualmente entre cada centro de costo.