Conoce los fundamentos del proceso de preparación de la información contable en las propiedades horizontales o copropiedades, la obligación de llevar contabilidad por estas entidades −establecido en la Ley 675 de 2001− y las orientaciones del CTCP para llevar su contabilidad.

Por Juan David Hernández, asistente de investigación técnica del INCP

Uno de los diferentes sectores en los que los profesionales contables pueden ejercer su actividad es el sector de las propiedades horizontales, también llamadas copropiedades. Todos los preparadores de la información que se dediquen a llevar la contabilidad de una de estas entidades deben revisar la orientación técnica n.° 15 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) y el régimen de propiedad horizontal dispuesto en la Ley 675 de 2001, la cual −en sus artículos 32 y 33− establece la obligación de llevar contabilidad de estas entidades, ya que al estar legalmente constituidas forman una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro.

Una copropiedad, en los términos establecidos en la orientación técnica n.° 15 del CTCP, es:

La gestión de este tipo de entidades está representada en la figura de administración/administrador. La administración es el conjunto de actividades orientadas al cuidado y manejo de los bienes de los copropietarios; es ejercida por la entidad sin ánimo de lucro que nace como consecuencia de la figura de propiedad común sobre un inmueble que está sujeto al régimen de propiedad horizontal.

La administración de los bienes comunes y de propiedad de la copropiedad recae sobre el administrador, quien es la persona natural o jurídica designada por la Asamblea General de propietarios o el Consejo de Administración, si lo hay, para ejercer la representación legal de la persona jurídica para el periodo que se prevea en el reglamento de copropiedad.

Una de las funciones principales del administrador es preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

La obligación de llevar contabilidad en las copropiedades

En el momento en el que se constituye la copropiedad y se origina la persona jurídica, estas organizaciones adquieren el carácter de reportantes, es decir, conforman una actividad económica organizada, definida e identificada, la cual se distingue de los propietarios que la conforman.

De allí subyace la obligación de llevar contabilidad y elaborar informes financieros que permitan informar a los propietarios y otros usuarios la situación y capacidad financiera para obtener y generar flujos de efectivo.

Las copropiedades, ya sean residenciales, comerciales o mixtas, deben utilizar los marcos técnicos normativos establecidos con la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios según cumplan los requisitos para pertenecer a los grupos 1, 2 o 3.

La mayoría de las copropiedades en Colombia se clasifican en los grupos 2 y 3. Aquellas que aplican el marco técnico normativo del grupo 3 pueden utilizar, conforme a las circunstancias, bases de medición que estén incluidas en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o en la NIIF para pymes. La entidad debe cumplir con todos los requerimientos de la base que se utilice.

¿Cómo se debe llevar la contabilidad?

Los estados financieros se elaboran aplicando lo establecido en los anexos técnicos del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015:

  • Anexo 1 – Grupo 1: NIIF Plenas       
  • Anexo 2 – Grupo 2: NIIF para Pymes
  • Anexo 3 – Grupo 3: Contabilidad simplificada para pequeñas entidades

Se deben tener en cuenta las adiciones, modificaciones, sustituciones y actualizaciones de cada marco técnico normativo, expedidos por las autoridades de regulación.

La contabilidad debe ser llevada por partida doble, en libros registrados, de modo que se proporcione una información clara, completa y que represente fielmente los negocios de la entidad. Estos deben contener los soportes de las transacciones realizadas y ser actualizados a más tardar el mes siguiente en el que se realizan las operaciones. Requiere igualmente de la elaboración de comprobantes elaborados de manera previa al registro de cualquier operación.

Para la elaboración de los estados financieros de la copropiedad, el preparador de la información debe tener en cuenta los aspectos más relevantes de los marcos técnicos normativos acerca de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, y a los principios contables que deben ser aplicados por una copropiedad al elaborarlos:

En la elaboración de los registros contables, estos se relacionan con la cuenta que los causa y se exponen en ella, esto implica que −por ejemplo− si la transacción a registrar se origina por el recaudo de una cuota de administración, el registro se expone en las cuentas por cobrar. En la copropiedad la mayoría de los saldos de cuentas por cobrar se originan como contrapartida del reconocimiento de los ingresos por cuotas ordinarias o extraordinarias, las cuales deben ser registradas sobre la base causación, cuando son exigibles, y no sobre la base de caja.

Los principios para la contabilización del efectivo y equivalentes de efectivo están contenidos en las normas de instrumentos financieros (NIC 32, NIC 39, NIIF 7, y NIIF 9 si la entidad aplica el marco técnico normativo del Grupo 1) o en las normas de instrumentos financieros básicos y otros instrumentos (Secciones 11 y 12 de la NIIF para pymes, si la entidad aplica el marco técnico normativo del Grupo 2). También existen directrices para su contabilización en la norma de estado de flujos de efectivo.