Guía práctica para la elaboración del informe de gestión y sostenibilidad

Titulo

Según el nivel de profundidad del informe en cuestión y del enfoque que este tenga se podrán establecer diferentes títulos, para este caso se utilizará el siguiente:

(Nombre de la organización) Informe de gestión y sostenibilidad 2019

El título del informe puede estar acompañado de un eslogan que refleje la perspectiva y el compromiso con el desarrollo sostenible de la organización. Suele ser corto y transmite un sentido de pertenencia sobre la labor realizada por la compañía.

Panorama genérico de la empresa

Es la parte introductoria del informe en la cual se explica todo acerca de la empresa: capacidad de producción, presencia en el mercado y se contextualiza al usuario sobre el sector en el que esta ejerce sus actividades, así como la naturaleza, alcance e impactos de la misma. El desarrollo de esta sección implica que se presente la siguiente información:

Localización y alcance demográfico

Se informa sobre la localización geográfica de las diferentes sedes de la organización, tanto la sede administrativa como las plantas de operación en dado caso. Se menciona la ciudad o municipio donde se ubican dichas sedes y, de ser necesario, se expresa información que explique la razón estratégica de tal ubicación, como, por ejemplo: el clima, la condición del terreno, facilidad de acceso al mercado, facilidad de la movilidad de la fuerza laboral.

Presencia en el mercado

Se expresa la situación actual del mercado y de la industria de interés para la respectiva organización en la actualidad. Esto implica un análisis de los principales competidores (los más representativos de la industria), en el que se analicen los ingresos, utilidades y patrimonio. Además, mencionar si se requiere algo de su organización e historia.

Proceso productivo

Se describe el proceso de producción del bien o prestación del servicio realizado por la compañía, especificando los aspectos técnicos y operativos necesarios. Se redacta de manera que se haga referencia a la sostenibilidad del proceso y de sus impactos en el entorno.

Caracterización de los grupos de interés

Se explica la relación con las diferentes partes interesadas, destacando la importancia de dicha interacción para el funcionamiento general de la entidad e incluso de la decisión misma de la esencia de la compañía. Puede mencionarse el estándar que se toma como base para el análisis de la relación con los grupos de interés. Para este ejemplo se parte del supuesto que tal relación se realiza bajo el enfoque de la ISO 26000, el cual manifiesta que las partes interesadas son organizaciones o individuos que tienen uno o más intereses en cualquiera de las decisiones o actividades de una organización, ya que estos pueden verse afectados por la entidad, creando una relación con ésta. No es necesario que esta relación sea formal. La relación creada por estos intereses existe independientemente de que las partes sean conscientes de ello. Puede que una organización no sea siempre consciente de todas sus partes interesadas, aunque debería intentar identificarlas.

La ISO 26.000 también indica una serie de preguntas que se deben responder a la hora de identificar las partes interesadas:

• ¿Con quién tiene obligaciones legales la organización?
• ¿Quién podría verse afectado positiva o negativamente por las decisiones o actividades de la organización?
• ¿Quién puede ayudar a la organización a tratar impactos específicos?
• ¿Quién puede afectar la capacidad de la organización para cumplir con sus responsabilidades?
• ¿Quién se ve afectado en la cadena de valor?

En este sentido se deben identificar al menos las siguientes partes interesadas:

• Clientes: se realza la importancia que tiene para la organización el conocer y entender las necesidades de los clientes para lograr satisfacerlas y generar su fidelización, para lo cual se explica la calidad, valor agregado y sostenibilidad de los productos que ofrece la empresa a fin de satisfacer las necesidades identificadas.
• Comunidad: se enfatiza en el compromiso de la organización con el desarrollo económico, social y ambiental de la comunidad, particularmente con aquella que está directamente en la zona de influencia de sus operaciones. Se explica la forma de cómo logrará contribuir a estos aspectos sin afectar el entorno de la comunidad, así como los programas o planes de beneficios que la organización ofrece a la sociedad.
• Empleados: se manifiesta que la organización es consciente de la importancia que tienen sus trabajadores en el logro de los objetivos y en representar la imagen de la compañía externamente. Se mencionan algunas de las políticas que la empresa establece en beneficio de los trabajadores.
• Proveedores: se explica la relación con los proveedores y el papel que estos juegan dentro de la cadena de valor de la organización, así como la relación que se tiene con ellos, destacando un vínculo equitativo que permite generar crecimiento y ganancias para ambas partes. Se resalta la importancia de recordar que los proveedores también deben contar con prácticas de sostenibilidad, de tal modo que pueda ofrecer un producto de calidad soportado en negociaciones éticas y transparentes.
• Gobierno: se describe el papel del Estado como el ente que provee el marco legal y normativo para el desarrollo de la actividad de la organización, tanto en lo referente a su actividad productiva, como en los requerimientos de información de diversa índole. Adicionalmente, el Gobierno es el facilitador y aliado para ejecución de proyectos sociales y ambientales de forma conjunta.
• Socios o accionistas: se indica la responsabilidad de la organización con sus socios o accionistas respecto al mantener la sostenibilidad económica de la empresa en el mediano y largo plazo, además, de presentarles la información pertinente, veraz y verificable que les permita conocer el estado real de la compañía y facilite la toma de decisiones.

Para completar el análisis de los grupos de interés, se evalúan los aspectos que se consideren más relevantes en seis categorías (economía, medio ambiente, prácticas laborales y trabajo digno, derechos humanos, responsabilidad sobre el producto y sociedad), comparando el nivel de importancia que cada aspecto tiene para la organización y para los grupos de interés. Este análisis se realiza mediante la matriz de materialidad.

Ver: Matriz de materialidad

Retos de la industria

Se identifican y describen los retos que tiene el sector donde opera la empresa respecto a los aspectos sociales, ambientales, legales, entre otros. Una vez que se hayan identificado los retos, se debe hacer un análisis que permita dar a los grupos de interés la información sobre como solventará estos retos, para lo cual puede desarrollar los siguientes aspectos:

• Reposicionamiento del rol de la empresa: se indica cómo la empresa ayuda en la creación de industria sostenible a través de la medición y divulgación de las contribuciones a la economía nacional (contribución al PIB), la gestión eficiente y responsable de los recursos naturales, los procesos productivos limpios y los aportes a la mejora de la calidad de vida de las poblaciones en las áreas de influencia.
• Competitividad: establecer metas y objetivos sobre la calidad de los productos y el aprovechamiento de los recursos, se debe enfatizar en cómo se desarrolla la cadena de valor de la organización, cómo se le agrega valor a los productos ofrecidos, el funcionamiento de la estructura de costos de operación que le permita competir en el mercado y las inversiones en innovación y automatización.

Gestión estratégica de la organización

Se establece una filosofía empresarial en la cual se expresa el sentir y la razón de ser de la organización, involucrando los diferentes grupos de interés y los objetivos de la organización. Esta filosofía se compone de:

Misión

Qué es y qué busca la organización.

Visión

Mediante el desarrollo de la misión, se da origen a la proyección de a dónde se quiere llegar en un periodo de tiempo determinado. Una meta clara y concisa.

Valores corporativos

Algunos de los principales valores corporativos de una organización pueden ser, pero no se limitan a:

• Integridad: la integridad consta del actuar ético de las personas, su compromiso y colaboración, la honestidad y la transparencia que permitan generar un alto nivel de confianza a los clientes y demás grupos de interés de la organización. Todo esto actuando conforme a las regulaciones y políticas nacionales aplicables dentro del marco legal del sector donde opera la entidad.
• Respeto: el respeto implica que las personas pertenecientes a la empresa reconozcan y acepten a los demás de una forma igualitaria y sin discriminación por condiciones de salud, orientaciones políticas o sexuales y condiciones étnicas o culturales específicas. Además de esto, respeta sus deberes como colaborador de la empresa y establece relaciones de cordialidad y empatía con sus compañeros y superiores.
• Cumplimiento: los empleados deben realizar sus tareas de forma que se optimice el tiempo, mediante un trabajo organizado y disciplinado, tomando las metas de la organización como propias, permitiendo así que los resultados se vean reflejados en la calidad del producto que entregan a los clientes.
• Innovación: la organización se compromete con los clientes a estar en constante mejora en cuanto a sus productos y procesos, buscando siempre la forma de generar el menor impacto posible al medio ambiente y nuevas formas de aprovechar los recursos. Por lo tanto, los empleados de la organización se deben caracterizar por la búsqueda de soluciones frente a posibles problemas, por proponer ideas y mantenerse abierto a las críticas constructivas de nuestros clientes.

Políticas

La organización debe determinar un conjunto de políticas que aborden los diferentes aspectos que la componen, como lo son: las políticas financieras, de gestión humana, prevención de riesgos, anticorrupción, de responsabilidad empresarial, entre otras.

Algunos ejemplos de los tipos de políticas pueden ser:

• Sistemas de planeación y control: se deberá contar con un presupuesto establecido por área de trabajo, así como proyecciones de costos de insumos y gastos operacionales para facilitar la planeación, el manejo y la ejecución de las operaciones.
• Trato a nuestros colaboradores: impulsar la creación de ambientes de alta autoestima de los trabajadores, así como fortalecer el compromiso y la identificación con los valores de la compañía. Para esto, las directivas deben realizar esfuerzos en la aplicación de acciones que mantengan o generen la buena imagen que tienen de esta sus subordinados.
• Selección inclusiva: asegurar que el mejor talento humano ingrese a la organización. Además, brindar la posibilidad de pertenecer a la empresa sin ningún tipo de discriminación a las personas pertenecientes a comunidades étnicas particulares o que tengan diferencias en la condición física, orientación sexual o política. En este mismo sentido se priorizará la búsqueda del talento humano en las comunidades donde la organización tiene mayor presencia e impacto.
• Sostenibilidad con el entorno: velar por la preservación del medio ambiente mediante una gestión de los diferentes factores que puedan causar impactos debido al proceso productivo de la organización. Para esto se fomenta la implementación de prácticas de uso responsable y sostenible de los recursos de producción limpia y la generación de una cultura ambiental en todos los colaboradores, extendiéndola a los diferentes grupos de interés.
• Excelencia operacional: estar en constante adaptación a los cambios del entorno mediante iniciativas de eficiencia operacional que permitan generar ventajas competitivas basadas en la efectividad y eficacia de los procesos.

 

Código de conducta

Se establecen algunas pautas de comportamiento para enfatizar que el actuar de los colaboradores debe estar enmarcado en un código o pautas que regulan el comportamiento ético que se debe mantener en la organización, este actuar ético debe tener un alto nivel de coherencia con los valores corporativos fundamentales que se han establecido. Para esto, se instruye siempre a hacer lo correcto, inculcando un pensamiento racional en todas las personas que conforman este gran equipo, se hace énfasis en el uso responsable de materiales evitando el despilfarro, robos, fraudes y cualquier otra actividad que no esté alineada dentro de la misión y las estrategias de la organización.

Algunas pautas pueden ser:

• Cumplimiento de la ley: cumplimiento de las leyes aplicables dentro del marco regulatorio del sector, tanto las referentes a temas de seguridad social, gestión humana, responsabilidad social y ambiental, etc.
• Uso y manejo de recursos: los recursos físicos como instalaciones y equipos, los recursos financieros en sus diferentes modalidades y los recursos humanos de la empresa deben ser tratados con la mayor responsabilidad y eficiencia posible, para esto se enfatiza en la reducción de desperdicios y se alinea esta directriz con las políticas de innovación para dar un buen uso a los desperdicios inevitables del proceso.
• Manejo de la información y relaciones: la información obtenida de terceros debe ser usada única y exclusivamente para asuntos referentes al desarrollo de la actividad empresarial, permitiendo relaciones de confianza con los grupos de interés.

Gobierno Corporativo

Se inserta el organigrama de la organización.

El gobierno corporativo es la forma explícita por la cual se administra, controla, dirige y evalúa la asignación de responsabilidades en todos los niveles de la organización, definiendo el alcance de las relaciones entre todos los organismos de la empresa y los grupos de interés, fijando los objetivos organizacionales a los que se enfocará el nivel estratégico de la empresa.

Algunos parámetros de las relaciones con los grupos de interés involucrados pueden establecerse así:

• Con los clientes: la organización está comprometida en ofrecer productos de excelente calidad, satisfaciendo las necesidades de los clientes y sobrepasando las expectativas del mercado, ofreciendo, además, un servicio de ventas organizado, activo y enfocado en el cliente, basado en el respeto y el compromiso.
• Con los empleados: la organización se adhiere a las tendencias actuales de administración de los recursos humanos, entendiendo a las personas que laboran en la empresa como un factor valioso. Es por esto que, se implementan programas de incentivos enfocados en los méritos que los trabajadores tengan en la organización, premiando la consecución de los resultados proyectados y la calidad del trabajo.
• Con los accionistas: la organización garantiza que los encuentros que se lleven a razón del órgano de dirección correspondiente cuenten con un espacio donde prime la transparencia y claridad de la información, de tal manera que se puedan tomar las decisiones que más le convengan a la compañía.
• Con los proveedores: la organización propenderá por la libre competencia de los proveedores, de tal manera que los acuerdos comerciales que se celebren tengan las mejores condiciones contractuales para los interesados, sin que en estos arreglos medien factores personales dentro y fuera de las organizaciones.
• Con la comunidad: la organización actuará bajo principios socialmente responsables, de tal manera que se llegue a la creación de valor compartido con la mayor proporción de la comunidad, esto mediante la generación de programas de incorporación de recurso humano y de proveedores locales, además de programas sociales dedicados a la conservación del medio ambiente.

Políticas de responsabilidad social

Esta sección del informe es, quizás, la más importante, pues en ella se expresan de acuerdo a cada grupo de interés las diferentes políticas o planes de desarrollo que la organización está implementando o próxima a implementar para satisfacer las necesidades de cada grupo. Estas medidas son particulares y dependerán de los recursos y el compromiso de cada organización. A continuación, se enumeran algunos de los aspectos que se deberían tener en cuenta para la elaboración de políticas en cada grupo:

• Trabajadores: considerar el óptimo desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, selección inclusiva, el ambiente laboral y los planes de desarrollo profesional o plan de carrera al interior de la organización.
• Proveedores: las políticas deben incluir filtros de calidad sobre los proveedores, como su proyección a lo largo del tiempo, es decir, cómo se mantendrán a la vanguardia del negocio y su cumplimiento normativo, tanto para identificar si mantiene algún tipo de litigio, como para verificar sus certificaciones de calidad (si las tiene).
• Clientes: todas aquellas políticas que permitan garantizar la calidad del producto y la sostenibilidad del proceso productivo.
• Medio ambiente y sociedad: se exponen las políticas en materia de la forma cómo se producen los recursos que se invierten en el proceso (energéticos, físicos, etc.), reciclaje y cuidado del agua. Parte importante de las políticas en este aspecto es establecer metas a corto y mediano plazo mediante indicadores que permitan un constante monitoreo del avance.

Desarrollo económico

En esta parte del informe se realiza la presentación de la información financiera de la compañía. Se presentan los estados de situación financiera con información comparativa de los últimos dos periodos. Se realiza el respectivo análisis de las cifras, proyectando planes de mejora y verificando que los recursos se estén ejecutando para el cumplimiento de las políticas y objetivos de la organización.