¿Sabes cuáles son y para qué sirven los libros de contabilidad? Hoy en ContArte aprende acerca de estas herramientas de registro y documentación, sus tipos y los requisitos para su preparación.

Por: Juan David Hernández, asistente de investigación contable del INCP

A partir de 2009, en Colombia se ha venido realizando un proceso de convergencia a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), el cual se formalizó a través de la ley 1314 de 2009, se regulan las normas internacionales de información financiera y de aseguramiento de la información aceptadas en Colombia. Hacía el año 2015 con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario, expedidas en desarrollo de la Ley 1314 de 2009 en materia de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información se expide el decreto único reglamentario 2420 de 2015

Esta norma deja por fuera algunos aspectos del tratamiento contable, que por la naturaleza de la regulación contable de cada país que adopta las NIIF, no son parte de su alcance. En Colombia, este caso se presenta con la reglamentación de los libros de contabilidad, ya que las NIIF no tratan acerca de los aspectos relacionados con estos libros.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 2.1.1 del DUR 2420 de 2015, se seguirá aplicando lo dispuesto en el decreto 2649 de 1993, para todos los aspectos que no son regulados o tenidos en cuenta en la ley 1314 de 2009. Esto se reafirma en la respuesta que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública realizó a una consulta sobre el tema, mediante el concepto 1057 de 2017, donde afirmó que para lo relacionado con los libros de contabilidad continúan vigentes los artículos 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134 y 135 contenidos en el Título III: De las normas sobre registros y libros correspondiente al decreto 2649 de 1993.

¿Qué son los libros de contabilidad?

Son archivos o documentos en los cuales se registra la información financiera de la empresa y las operaciones que esta realiza durante un determinado periodo de tiempo. Su realización puede ser de carácter voluntario u obligatorio.

Elaboración de los libros de contabilidad

El artículo 125 del decreto 2649 de 199 establece que los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse de forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. De acuerdo con la naturaleza de la entidad y sus operaciones y lar normas aplicables, esta deberá elaborar los libros necesarios para:

El artículo 128 del decreto 2649 de 1993 establece que los libros de contabilidad pueden ser llevados mediante procedimientos de reconocido valor técnico contable, los cuales comprenden además de los realizados de forma manual todos aquellos que registren las operaciones de forma mecanizada o electrónica. En los libros de contabilidad no se permite realizar las siguientes acciones:

  • Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
  • Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos.
  • Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
  • Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
  • Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Cuando se presenten errores en la preparación de los libros de contabilidad, estos se podrán corregir con una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

¿Cuáles son?

Libro de inventarios y balance: este libro se utiliza para registrar el inventario de los bienes, activos y pasivos de una entidad o el estado de situación financiera de una forma detallada, denotando un mayor grado de detalle que el realizado en otros libros. El artículo 52 del Código de Comercio establece que desde el momento en que una entidad da inicio a sus operaciones y por lo menos una vez al año, todo el que sea calificado como comerciante deberá elaborar un inventario y un balance general que le permita conocer la situación clara y completa de su patrimonio. Por tal motivo, este libro debe realizarse igualmente, por lo menos una vez al año.

Libro mayor y balance: en este libro se hace un registro resumido de los montos correspondientes a las operaciones del respectivo periodo, el cual puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. El registro de las operaciones en este libro, parten de los saldos del periodo anterior y observan el comportamiento tanto de las partidas debito como de las partidas crédito para posteriormente realizar el registro de los nuevos montos, que a su vez serán la base o saldo inicial del siguiente periodo. Las partidas registradas en el libro mayor y balance corresponden a los totales que se registran en el libro diario.

Libro diario: en el libro diario, como su nombre lo indica, se realiza el registro de todas las operaciones que van ocurriendo diariamente como producto de las transacciones y hechos económicos que ocurren en un periodo de tiempo superior a un mes. Este libro toma como insumo la información registrada en los comprobantes de contabilidad, los cuales deben contar con sus respectivos soportes.

Libros auxiliares: los libros auxiliares son un complemento de los libros principales que se describieron anteriormente. En estos se realiza el registro en forma analítica y detallada de la información y los valores que se registran en los libros principales. La empresa de acuerdo con sus necesidades y políticas determinara el número de libros auxiliares a llevar.

Comprobantes de contabilidad y soportes

Los libros de contabilidad se construyen con base en la información resultante de los hechos económicos y transacciones de la entidad. Estos hechos económicos deben ser documentados a través de los “comprobantes de contabilidad”, documentos que deben indicar la fecha, el origen, la descripción y monto de las operaciones así como de las partidas y cuentas afectadas por el hecho económico. Deben conservar una numeración consecutiva, indicando el día de su elaboración y los responsables de su preparación y autorización.

Los comprobantes de contabilidad se elaboran a partir de los “soportes”, bien sean internos o externos. Estos documentos deben contener la fecha de su elaboración, se deben archivar cronológicamente y de forma que sea posible verificarlos.

Conservación

De acuerdo con lo establecido en el artículo 134 del decreto 2649 de 1993 los libros de contabilidad, junto a los soportes y demás documentos que deban ser archivados, de no existir una regulación especial que indique lo contrario, deben ser conservados por 20 años a partir de la fecha de cierre del ejercicio al cual pertenecen. Este lapso de tiempo puede ser de 10 años si existe garantía de la reproducción de la información de forma electrónica.

Archivo electrónico de los libros de contabilidad

Desde 2012, con la expedición del Decreto Ley 019, que adicionó un inciso al artículo 56 del código de comercio, ya no se requiere que se guarde un archivo físico del libro mayor y balances, el libro diario y el libro de inventario y balances, ya que se abrió la posibilidad de que los comerciantes puedan llevar un archivo electrónico de sus libros de contabilidad. Estos “libros electrónicos”, no implican un registro ante la cámara de comercio.

Para poder tener un archivo electrónico de los libros oficiales de contabilidad, se deben cumplir los siguientes requisitos:

Independientemente de si los libros de contabilidad se archivan física o electrónicamente, deben contar con una numeración consecutiva en cada uno de los folios del documento a fin de garantizar la calidad de la información registrada en cada libro.

Sanciones

El artículo 654 del Estatuto Tributario, describe que las sanciones por los libros de contabilidad se generan cuando se presentan las siguientes irregularidades:

  • No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
  • No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
  • No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
  • Llevar doble contabilidad.
  • No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
  • Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.

En caso de presentarse alguno de estos hechos se deberá pagar una sanción correspondiente al 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior a la fecha de imposición de la sanción, sin exceder los 20.000 UVT.