La documentación en una auditoría es pieza fundamental para soportar el trabajo realizado por el auditor, por lo tanto, es necesario que este elabore unos papeles de trabajo de calidad y fáciles de entender. Aprende con ContArte como debes hacerlo.

Por: Juan David Hernández, asistente de investigación contable del INCP

El trabajo del auditor es fundamental para una compañía, ya que es gracias a la labor que este desempeña que una organización puede certificar la representación fiel de su realidad económica por la información presentada en los estados financieros. Además de proporcionar seguridad y agregar valor a la información, el trabajo del auditor permite ajustar constantemente la estrategia de la organización, así como corregir errores internos en un valioso proceso de retroalimentación.

Todo este trabajo se soporta, principalmente, en los papeles de trabajo, ya que esta es la única herramienta con la que cuenta el auditor para rendir cuentas de su labor, además de ser un soporte legal en la medida en que se requieran pruebas.

Es de aquí que nace la importancia de contar con unos papeles de trabajo bien elaborados, que reflejen el orden y la calidad del trabajo del auditor pero, sobre todo, que en su estructura y redacción sean tanto prácticos como simples; de modo que cualquier otro auditor experimentado, incluso sin estar enterado a plenitud del contexto en el que se está desempeñando el trabajo de auditoria, pueda entenderlo.

Definición

De acuerdo con lo establecido en la Norma Internacional de Auditoría 230: Documentación de auditoría, un papel de trabajo es un registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor.

Un papel de trabajo es un instrumento utilizado por el auditor para consignar y respaldar en forma detallada la descripción de las pruebas, procedimientos y técnica que realiza durante un encargo de auditoría.

Para que este instrumento pueda cumplir con los requerimientos de las NIA, debe contar con las siguientes características establecidas en la NIA 230:

  • Proporcionar evidencia de las bases mediante las cuales el auditor puede llegar a una conclusión sobre el cumplimiento de los objetivos globales del encargo de auditoría.
  • Suministrar evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA y los requerimientos legales o reglamentarios aplicables.

Los papeles de trabajo son útiles para diferentes propósitos como:

  • Facilitar el proceso de planeación y ejecución al equipo de auditoría, así como la supervisión del trabajo a los encargados de hacerlo.
  • Registrar la evidencia como respaldo de la auditoría.
  • Proporcionar una base de información objetiva para el desarrollo de futuros trabajos de auditoría.
  • Facilitar las revisiones internas y externas sobre la calidad del trabajo y para efectos de cumplimiento, respectivamente.

En los papeles de trabajo deben registrarse las metodologías utilizadas para la planeación, la naturaleza y alcance de los procedimientos realizados, las conclusiones y evidencias obtenidas, los resultados y en general únicamente aquellos aspectos importantes que sean requeridos a fin de justificar la opinión del auditor y/o soportar su evidencia.

¿Cómo prepararlos?

Antes de elaborar un papel de trabajo debe analizarse la necesidad de este. Es decir, se debe observar la información que pretende mostrarse en dicho papel a fin de establecer si realmente aporta valor a la documentación o por el contrario solo será información inútil. De igual manera, se debe revisar si es necesario hacer un papel de trabajo individual para consignar tal información, o si mediante otro papel podría expresarse la misma información.

Una vez que se ha analizado la necesidad y conveniencia, se define el diseño que se utilizará, de manera que quien lea el documento no se pierda en la información y pueda comprenderla rápidamente.

Es necesario que se elabore una cédula sumaria por cada área o punto del programa de trabajo, de esta manera se consolida la información de los diversos papeles de trabajo que afectan a esa área en específico, para tal fin se debe hipervincular cada papel de trabajo con la cedula sumaria correspondiente.

Para garantizar la calidad de la documentación, cada papel de trabajo debe contener por lo menos el objetivo, los procedimientos, los resultados y las conclusiones. Es importante que se guarde la relación de coherencia entre lo que se planteó como objetivo del papel de trabajo y la información que este otorga.

Dado que en los papeles de trabajo se consignan los hallazgos realizados durante la auditoria, estos deben redactarse con una fuente legible y siendo lo más claros y simples posibles, de modo que cualquiera pueda entenderlos. Además de esto, es necesario que estos documentos sean firmados por la persona que los elabora y por la persona que los revisa.

Respecto a la estructura del papel de trabajo, deben considerarse al menos los siguientes elementos:

  • Título o encabezado

En esta sección están los datos de identificación necesarios para cada papel; por lo que debe contener:

  • Nombre del área sujeta a revisión.
  • Nombre del concepto o cuenta a revisar.
  • Nombre especifico del procedimiento.
  • Fecha de elaboración y de revisión.
  • Nombre de quien elabora y de quien revisa.
  • Contenido

En esta sección se consignan los resultados de la revisión, indicando las partidas, cuentas, pruebas que sustenten los resultados, las conclusiones obtenidas y las notas de aclaración que amplíen o expliquen la información expresada, solo cuando se considere necesario.

  • Índices y marcas

Normalmente, en los papeles de trabajo se utiliza un índice o código que identifica a cada papel de trabajo como parte de una cédula sumaria o en general de un grupo específico dentro del programa, a fin de poder identificarlos y archivarlos con facilidad.

Por otra parte, las marcas son aquellos signos o símbolos únicos de cada auditor para indicar aprobación, desaprobación, alerta, cuidado, etc.

Uno de los papeles de trabajo más importantes, es aquel donde se registran los hallazgos realizados. En este papel se dejará constancia sobre las irregularidades que se identificaron; para esto puede seguirse la siguiente plantilla: