Mantenerse a la vanguardia de la tecnología es vital para cualquier empresa, y las pequeñas firmas contables no son la excepción. Hoy en ContArte descubre cómo mediante un proceso sencillo estas entidades pueden hacer el mejor uso de las nuevas tecnologías digitales.

Por Juan David Hernández, asistente de investigación técnica del INCP

La velocidad de los desarrollos tecnológicos hace que su relación con diferentes entornos personales y laborales sea cada vez más profunda. La profesión contable vista como el oficio de un individuo −o como el desarrollo de negocio de una firma de contabilidad− no es ajena a esta realidad; por el contrario, los vínculos de la profesión con los desarrollos tecnológicos se remontan hasta la creación de la partida doble.

En este contexto, es indispensable para cualquier contador, y en particular para las firmas de contabilidad pequeñas y medianas, mantenerse a la vanguardia de todas las tecnologías digitales que cada vez cobran más fuerza y que sin duda alguna repercuten directamente en su ejercicio.

Una firma, sin importar si es pequeña o mediana, definirá su competencia con base en lo eficiente que esta sea, lo que la diferencia respecto de sus competidores y qué tan efectiva es para atraer y retener el talento. Las nuevas tecnologías digitales son una herramienta ideal para lograr dicha competencia.

¿Cómo puede una pequeña o mediana firma de contabilidad obtener el mayor beneficio de estas tecnologías?

En principio, es necesario que las firmas reconozcan la necesidad de utilizar los desarrollos tecnológicos como la herramienta y el medio para iniciar el proceso de transformación de sus servicios, no solo de la manera en que se ejecutan sino de la oferta de servicio en sí. Esto debido a que una proporción significativa de los procesos realizados por un profesional contable −que representan las principales fuentes de ingresos para las pequeñas y medianas firmas de contadores− tienen el potencial de ser automatizados. No se trata únicamente de mejorar las técnicas actuales llevando a cabo los mismos servicios, se trata de comprender que poco a poco las funciones operativas de la contabilidad desaparecerán y que el rol del contador (o de las firmas contables) será el de brindar una asesoría especializada en temas del análisis de datos que las herramientas tecnológicas proveen.

Ahora bien, una vez realizada esta reflexión, es esencial que la firma conozca las implicaciones de la implementación de estos procesos de automatización, para lo cual necesita distinguir −entre otros− los siguientes factores:

Viabilidad técnica

En un estudio realizado por McKinsey Global Institute / McKinsey Analytics, The Age of Analytics: Competting In A Data-Driven World (La era de la analítica: competir en un mundo basado en datos) se identifican algunas de las actividades propensas a ser automatizadas. La firma debe verificar −como mínimo− que existan tales actividades en su proceso productivo, para así determinar si es viable la aplicación de tecnologías para la automatización del mismo. El conjunto de actividades identificado por McKinsey es el siguiente:

  • Aplicar la experiencia adquirida en el desarrollo del proceso
  • Interactuar con las partes relacionadas del proceso
  • Trabajos físicos poco monótonos o rutinarios
  • Recopilación de datos
  • Procesamiento de datos
  • Trabajos físicos rutinarios o monótonos
  • Administrar o dirigir a otros

A medida que estas actividades son identificadas, se evalúa su probabilidad de ser automatizadas de acuerdo con la manera en que son llevadas a cabo en la entidad. Ante un mayor número de actividades identificadas y una probabilidad más grande de que puedan ser automatizadas, será más viable que la firma invierta en este proceso.

Este análisis es fundamental para que las pequeñas y medianas firmas de contadores realicen una adecuación de sus servicios profesionales acorde a sus necesidades y posibilidades; delimitar qué se necesita facilita la escogencia de la herramienta tecnológica adecuada para obtener mayor beneficio.

Costos de desarrollo e implementación

Tanto el software como el hardware necesarios para la automatización implican costos para la firma; sin embargo, con la rápida evolución de estos sistemas los costos han disminuido significativamente, particularmente para los sistemas de análisis de datos y de computación en la nube.

Oferta, demanda y costos de personal

Un factor diferenciador para que el proceso de automatización de los procesos contables se realice de manera óptima es contar con personal y talento humano calificado. La necesidad de contadores especializados en los desarrollos de las TIC aplicables a la profesión es cada día más grande. Esta “guerra” de talento escaso aumenta el nivel salarial de aquellos contadores calificados, por lo que invertir en un proceso de selección de personal a la altura requerirá de un esfuerzo económico de las firmas.

Beneficios integrales

La automatización de sus procesos conduce a las pequeñas y medianas firmas de contadores a un aumento de su productividad, reduce los errores y, en general, aumenta la calidad de los servicios prestados gracias a las facilidades sobre la recopilación y el análisis de datos. Por ejemplo, a la hora de hacer una auditoria se pueden realizar pruebas rápidamente y con precisión a toda una población de datos y no a una muestra, como se hace tradicionalmente.

Regulación y aceptación

Es probable que las firmas acepten la inclusión de la Inteligencia Artificial para el desarrollo de actividades realizadas por el contador en las que prima el factor técnico u operativo. Sin embargo, aquellas situaciones en que se requiere la aplicación del juicio o el escepticismo profesional seguramente continuarán en manos de los seres humanos.

Luego de realizar un juicioso análisis de los anteriores factores, la firma puede proceder a elegir las herramientas tecnológicas que más se adecúen a sus necesidades siguiendo el proceso descrito a continuación:

Software contable basado en la nube

Dentro de las tendencias en tecnología para las empresas de servicios contables se encuentra la implementación de soluciones basadas en la nube. Mediante estas el funcionamiento de los softwares contables tradicionales con instalación local que requerían constantes actualizaciones, adecuación de redes y generación de copias de seguridad, es reemplazado por sistemas que funcionan ciento por ciento en línea a través de Internet, facilitando la accesibilidad, seguridad, funcionamiento y capacidad de almacenamiento de la información de los ERP Contables.

Los softwares basados en la nube transforman todo el flujo de trabajo digital de la organización, facilitan el proceso de calcular las declaraciones de impuestos, así como la revisión y preparación de informes.

Otros beneficios de esta tecnología se ven reflejados en la reducción de costos respecto a los softwares tradicionales y la posibilidad de acceder a los datos del cliente en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Las redes sociales

Un factor que actualmente puede determinar el éxito o el fracaso de una organización de cualquier tipo es la presencia e interacción de la entidad en redes sociales. Estas se han convertido paulatinamente en el epicentro de información inmediata, por lo que son el canal perfecto para la transmisión de noticias y la promoción de productos y servicios. Una pequeña o mediana firma contable tiene la oportunidad −prácticamente la obligación− de hacer un uso adecuado de este medio para vender sus servicios y mantener una relación constante con los clientes reales y potenciales.

La promoción en línea debe estar igualmente acompañada por el desarrollo de una pagina web eficiente que facilite la explicación de los servicios ofrecidos y el contacto con el cliente. Las grandes firmas tienen acceso a presupuesto publicitario, sin embargo, gracias a la facilidad con la que la combinación de estos dos factores (redes sociales + sitio web) pueden alcanzar grandes cantidades de público, no hay necesidad de hacer una gran inversión, al menos mientras la firma continua su crecimiento, en que −aplicando todo lo mencionado anteriormente− aprovechará al máximo las nuevas tecnologías digitales para mejorar la calidad de sus servicios.