El pago de los aportes a la seguridad social y de las contribuciones parafiscales son un asunto de sumo cuidado para los empleadores, pues no realizarlos, hacerlo de forma incorrecta o fuera de tiempo puede acarrear varias sanciones por parte de la UGPP. En ContArte te enseñamos que es esta unidad especial y que sanciones puede imponer.
Por: Juan David Hernández, asistente de investigación técnica del INCP
¿Qué es la UGPP?
Las empresas deben cumplir con una serie de obligaciones establecidas en la ley, que tienen por objeto garantizar el bienestar de sus colaboradores. Los aportes a salud, pensión y las contribuciones parafiscales hacen parte integral de estas obligaciones.
El gobierno nacional, con el objetivo de generar un mayor bienestar a los ciudadanos y de fiscalizar el cumplimiento de estos deberes de parte de las organizaciones, creó un organismo especial para el control y gestión de estos procesos. Se trata de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, comúnmente denominada como UGPP.
Esta unidad es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la cual se creó en el año 2007 con el artículo 156 de la Ley 1151 del mismo año, por medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo para el periodo comprendido entre 2006 y 2010. Cuenta con autonomía administrativa y patrimonio independiente. La UGPP se crea con el propósito de monitorear y controlar el cumplimiento de los estándares normativos obligatorios ante el Sistema de Seguridad Social.
Para dar cumplimiento a este propósito, de acuerdo a lo que indica el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007, la unidad tiene las siguientes funciones principales:
- Reconocer los derechos pensionales de los empleados tales como pensiones y bonos pensionales, salvo los bonos que sean responsabilidad de la Nación, así como auxilios funerarios, causados a cargo de administradoras del Régimen de Prima Media del orden nacional, y de las entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación.
- Hacer seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social.
- Investigar y consolidar la información disponible y necesaria para determinar y cobrar las contribuciones de la Protección Social.
- Ejercer la facultad sancionatoria frente a los incumplimientos que se presenten.
Para desarrollar estas funciones adecuadamente la UGPP podrá:
- Administrar las bases de datos, nóminas y archivos suministrados al Gobierno Nacional en el artículo 20 de la Ley 797 de 2003.
- Recibir los hallazgos enviados por las entidades administradoras de los sistemas de informaci0n de contribuciones parafiscales.
- Solicitar a los empleadores, afiliados y demás administradores de los recursos parafiscales la información necesaria para determinar la existencia de obligaciones definidas en la ley, referentes a estos recursos.
Sanciones de la UGPP
Una parte importante de las funciones implícitas realizadas por este organismo, en su papel de ente de fiscalización, es el establecimiento de sanciones a los empleadores o aportante que, habiéndoles realizado el análisis anteriormente descrito, se encuentren en alguna de las siguientes situaciones:
En este sentido la UGPP seguirá un proceso sancionatorio similar a la DIAN, podrá imponer las siguientes sanciones, establecidas en el articulo 314 de la ley 1819 de 2016:
Sanción por omisión o mora en el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales
Para quienes hayan incurrido en errores u omisión en la liquidación y declaración de las obligaciones pensionales o contribuciones parafiscales, la UGPP enviará un requerimiento para declarar y/o corregir, con el cual se configurará una sanción equivalente al 5% del valor que no se liquidó ni pagó, por cada mes o fracción de retraso. El monto de la sanción no podrá ser mayor al 100% del valor del aporte a cargo, sin incluir los intereses de mora correspondientes.
Si a pesar del requerimiento el empleador o aportante no realiza la liquidación y pago correspondientes, la sanción se duplicará con la emisión de la notificación de liquidación oficial. Es decir, un 10% sobre el valor dejado de pagar, por cada mes o fracción de retraso, hasta un máximo de 200% del aporte a cargo, sin incluir los intereses de mora correspondientes.
Por otra parte, si responsable del pago realiza el mismo, antes de que se emita el requerimiento para declarar y/o corregir, no se aplicará una sanción, pero debe cancelar los interese de mora a los que haya lugar.
Sanción por inexactitud en los valores declarados y pagados
Cuando se cometa un error en la liquidación y pago de los aportes, y se pague un valor inferior a que se debía, la UGPP enviará un requerimiento para la corrección de la información, el cual, en caso de ser atendido dentro de los plazos establecidos, implicara una sanción del 35% del valor que resulte como diferencia entre el inicialmente declarado y el valor corregido.
Si por el contrario el aportante o empleador hace caso omiso al requerimiento enviado, se le impondrá una sanción por el 60% del valor de la diferencia entre el monto inicialmente declarado y el monto corregido en la notificación de liquidación oficial, esto sin perjuicio de los intereses de mora a los que haya lugar.
Sanción por no reportar información, reportarla con errores o fuera de plazo
Si la UGPP le socita al empleador o aportante que envié algún tipo de información y este no la reporta, lo hace con inexactitudes o la reporta después del plazo máximo indicado para hacerlo, será sancionado con un valor en UVT conforme a la siguiente tabla:
Los periodos resaltados significan que la sanción será del 10% del monto causado, si el pago se realiza máximo hasta el cuarto periodo de incumplimiento, del 20% hasta el octavo periodo y del 30% hasta el decimosegundo periodo.
Para evitar recibir alguna de las anteriores sanciones de parte de la UGPP, es necesario mantener una buena planeación y organización. Para tal fin el muy importante elaborar adecuadamente los contratos de trabajo, ya que según el tipo de contrato que tenga un empleado se modificará su salario base, sobre el cual se hacen los cálculos de los aportes a la seguridad social y de las contribuciones parafiscales. Igualmente, la verificación de las afiliaciones y pagos mensuales al sistema de seguridad social y parafiscales ayudará a evitar procesos sancionatorios de la UGPP.
Finalmente, si ya se ha entrado en este proceso y esta entidad ha enviado un requerimiento de información, es aconsejable seguir lo dispuesto en la Resolución 922 de 2018 o en la Guía para la preparación y envió de la información solicitada en el requerimiento de información, en las cuales se establecen las características técnicas de la información a suministrar cuando la UGPP emite tal requerimiento.
