Los ERP son herramientas vitales para el óptimo funcionamiento de las organizaciones actuales. Conoce en ContArte qué son, cómo funcionan y su papel en el interior de la organización.

Por: Juan David Hernández, asistente de investigación del INCP

Un ERP es un término utilizado por la industria para referirse a un amplio conjunto de actividades diseñadas para contribuir con la gestión organizacional. Se trata de un sistema integrado de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

Es una herramienta de gestión empresarial que pretende facilitar la planeación y el control de los recursos en las organizaciones. Esta herramienta simplifica la toma de decisiones, sustentándolas en un conjunto de datos más amplio, que llega más rápido a manos de la dirección. Los ERP buscan automatizar paulatinamente las diferentes prácticas del negocio, en especial aquellas que se refieren a los procesos operativos y productivos de la empresa (área de logística, comercial, finanzas, etc.).

Estos sistemas integrados de planificación de recursos tienen su origen en la necesidad de las organizaciones de buscar la eficiencia, puesto que en el momento que la dinámica del mercado exigió a las empresas optimizar la gestión de sus recursos, se crearon sistemas separados que se enfocaban en gestionar un área particular del proceso productivo. Al tener varios sistemas, uno por cada área que lo requería, no solo se gastaban recursos de más, sino que se duplicaban los esfuerzos que realizaba cada área.

Por tal motivo, surge la idea de integrar estos sistemas independientes en un único sistema para la gestión de recursos empresariales. El sistema único, se desarrolla con una estructura modular mediante la cual se pueden integrar los nuevos sistemas de gestión que se desarrollen en el futuro.

Principales características

  • Integrales

Los ERP, al manejar una base de datos centralizada, permiten gestionar todos los procesos y actividades de la empresa que se relacionan entre sí. En un escenario donde cada proceso depende del anterior, es decir que el final de un proceso marca el inicio del siguiente, el uso de un ERP lo simplifica todo.

Imaginemos que estamos en una empresa que se dedica a producir bienes personalizados, en principio se reciben las especificaciones del cliente, esto genera una orden de venta o servicio que posteriormente será la guía durante el proceso de producción, proceso que requerirá de un manejo de inventarios, distribución y por supuesto una contabilización. Al tener un sistema que integra todos estos procesos, se genera una información única, que no se duplica y la cual reduce el riesgo de errores por manipulación. Ósea que un evento que compromete a por lo menos 5 áreas se consolida en un único bloque de información.

  • Modulares

Al entender que una empresa está conformada por un conjunto de departamentos interrelacionados entre sí, los ERP  dividen su funcionalidad en módulos, lo cual permite que el cliente escoja los que más se adecuen a sus necesidades (ventas, inventarios, contabilidad, recursos humanos, entre otros).

  • Flexibles

Un sistema ERP puede crecer al ritmo que crece la organización, si la empresa aumenta su número de empleados o crea nuevos departamentos y procesos, el sistema está en condiciones de adaptarse a tales necesidades sin que su rendimiento se vea afectado. Para tal fin, se configura y parametriza cada proceso a medida que cambia.

  • Verificable

Dado que todos los datos se integran y quedan consignados en una base de datos centralizada, se tiene constancia de cada evento que modifica dicha base, permitiendo realizar consultas, análisis de errores y determinar los responsables de estos.

¿Cómo implementarlo?

Como se explicó anteriormente, los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son flexibles, por lo que su implementación cambiará de acuerdo con las características propias de cada organización. La parametrización inicial de estos programas considera aspectos comunes, cada módulo adicional del sistema debe ser programado.

Por tal motivo no existe un proceso específico para la implementación de un ERP, sin embargo, se pueden seguir las siguientes recomendaciones, a fin de facilitar el correcto desarrollo del proceso:

Beneficios

Aunque cada marca desarrolladora de software ERP puede tener sus impactos y beneficios específicos, en general estos sistemas comparten algunos beneficios generales como:

  • Reducción de costos de administración.
  • Facilidad en el control de los procesos mediante un sistema único.
  • Aumento de la eficiencia organizacional gracias a una mejor comunicación.
  • Gestión de recursos humanos y gestión de datos más eficientes.
  • Eliminación de reprocesos y reducción del riesgo de errores asociados a estos.
  • Acceso a mayor información en menor tiempo.

Las organizaciones en general se han adaptado a la implementación de estos sistemas y han avanzado hacia una era digital en la que los procesos operativos continúan siendo sustituidos por softwares, programas especializados e inteligencia artificial. Los ERP forman parte integral de la base que sustenta el proceso de transición de las organizaciones a la automatización de sus procedimientos.