Conoce hoy en ContArte qué es la ofimática y cómo podemos usar las herramientas que están a nuestro alcance para desarrollar mejor nuestros informes y presentaciones.

Por Juan David Hernández, asistente de investigación técnica del INCP

Hace tiempo que se escucha hablar de la importancia que tiene para el desempeño laboral de todo tipo de profesiones el conocimiento y aplicación de diferentes herramientas tecnológicas. Los profesionales contables no son ajenos a esta condición, y por la naturaleza de sus funciones directamente relacionadas con la administración de las entidades, requieren un mayor dominio de estas tecnologías.

El componente más básico, pero no por ello menos importante, de todo el conjunto de desarrollos tecnológicos que deben dominar los profesionales contables es el relacionado con las herramientas ofimáticas.

La ofimática comprende el hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. Las actividades básicas de un sistema ofimático permiten el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio.

El uso de sistemas ofimáticos le ha permitido al contador, a lo largo de la historia, un ahorro significativo de tiempo, puesto que este ya no tiene que clasificar ni registrar datos (actividades básicas y rutinarias) que no constituyen las funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la profesión contable ha liberado al contador de esta fase del proceso, lo que le permite encargarse del análisis y la interpretación de la información financiera y no financiera que brindan los programas informáticos, facilitándole desempeñar un papel muy importante dentro de la organización.

Ventajas de las herramientas de ofimática

Tipos de herramientas de ofimática

En la actualidad, las herramientas ofimáticas dominantes en el mercado del software pagado son las de Microsoft Office, las cuales poseen sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, están las herramientas de Open Office, desarrolladas por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa pero de código abierto. También se pueden encontrar herramientas cuyo funcionamiento y almacenamiento se da directamente en la nube, como las ofrecidas por Google a través de Google Drive. Normalmente, en el momento de comprar un ordenador, este ya contiene una suite de ofimática preinstalada en él (generalmente Microsoft Office), comprándose las licencias en el mismo momento de adquirir el ordenador.

Las suites de ofimática incluyen las siguientes herramientas:

  • Procesador de textos (ej.: Word de Microsoft)

Estos proporcionan la capacidad de crear documentos, con ellos se pueden realizar modelos de facturas, albaranes, comunicaciones comerciales, etc.

  • Hoja de cálculos (ej.: Excel de Microsoft)

Sirven para crear, analizar y gestionar tablas de datos en las que la información se distribuye en filas y columnas y se almacena en celdas, facilitando la ejecución de cálculos complejos.

  • Programa para presentaciones (ej.: PowerPoint de Microsoft)

Ayudan a presentar la información de forma original y ordenada, son programas que permiten la creatividad en el diseño de presentaciones ya sea corporativas o académicas.

  • Gestor de datos (ej.: Access de Microsoft)
  • Herramienta de diagramas (ej.: Visio de Microsoft)

Existen tipologías relevantes en cuanto a las suites de ofimática se refiere:

  • Soluciones de escritorio: son las más tradicionales, instaladas directamente en los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo: Microsoft Office y Open Office.    
  • Soluciones online: están en un servidor externo al cual se accede por la conexión de Internet y se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc., como si estuviesen en el escritorio. Ejemplos: Google Apps, Office 365.       

Con esta solución se consigue una accesibilidad a la información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y alojando la información en la nube, sin tener que mantener infraestructuras complejas dentro de la empresa.

En conjunto, estas herramientas son de gran importancia para la preparación de la información contable, particularmente en las pequeñas empresas en que no es posible acceder a un software especializado de contabilidad o de facturación. Muchas de las pymes usan estas herramientas para llevar los registros, comprobantes y documentación de su proceso contable. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes pueden ser modificados logrando una parametrización basada en los requerimientos de las NIIF que se produce automáticamente, como libros diarios, libros mayores, estados financieros e informes especiales, etc.