En este artículo trataremos aspectos importantes sobre la gestión del tiempo para que una persona pueda priorizar adecuadamente las tareas y ser más productiva en sus labores.

Por: Astrid Guerrero, Editora del INCP

En la actualidad, con el desarrollo de nuevas tecnologías y tendencias que incluyen la información y conectividad, se ha creado una sensación de urgencia y la necesidad de ser veloz en los diversos procesos que se manejan en las organizaciones. Los colaboradores muchas veces sienten esa urgencia como una disminución del tiempo y un incremento de las actividades, y es claro entender que, si bien los flujos y procesos de trabajo han cambiado, el tiempo no. Este sigue siendo el mismo, por lo cual, una adecuada gestión del tiempo ayudará a mejorar y optimizar las tareas a realizar.

La búsqueda de herramientas y estrategias es clave para gestionar el tiempo de manera adecuada, pero por más organización que se tenga, siempre hay ciertas tareas que dan lugar a una reevaluación para aprovechar más y mejor este recurso finito. Por ejemplo, hacer varias tareas al mismo tiempo, es decir ser multitasking, es una habilidad que muchas personas aprenden a manejar, pero que no es apta para todos, ya que puede desenfocar, mantener la mente ocupada y quitar productividad. De allí, la importancia de conocer y ser consciente de las actividades a realizar para poder administrarlas con calidad y eficacia.

A continuación, te presentamos algunas herramientas que puedes usar para gestionar el tiempo de manera adecuada.

Autoevaluación

Todos tenemos el mismo tiempo, pero lo utilizamos de manera diferente. Para gestionar el tiempo es importante hacer una autoevaluación y saber en qué actividades, tareas o proyectos lo estamos invirtiendo.

Una autoevaluación consiste en definir qué áreas, metas y actividades son claves para el desarrollo de los objetivos principales. En este punto, se debe tener en cuenta que toda actividad fuera de los propósitos específicos y que no cumpla con los objetivos, nos desenfoca. Por ello, la autoevaluación ayuda a identificar cuáles son las labores y aspectos en los que el enfoque es primordial para cumplir con los objetivos propuestos. Después de definir las metas que se quieren abordar, es necesario priorizar tareas específicas que garanticen una ruta de cumplimiento realista y con un marco de temporalidad.

Definir prioridades

La gestión del tiempo consiste -entre otras cosas- en dirigir la atención a las actividades que generen resultados en pro de la consecución de objetivos principales y específicos. Toda actividad puede catalogarse en grados de urgencia o importancia para poder realizarla, pues según Nerea Reverón “la principal forma de mejorar la productividad se lleva a cabo a través de la organización y la priorización”. Las actividades urgentes son aquellas en las que el tiempo está determinado y tienen efectos a corto plazo en caso de no realizarse, por lo cual requieren inmediatez; mientras que las actividades importantes tienen efectos a largo plazo y son imprescindibles, pero no necesitan ser atendidas en un corto tiempo para generar resultados relevantes. La prioridad que se le atribuye a cada tarea se realiza en función del tiempo que requiere y el plazo de ejecución, guardando una relación directa con los objetivos propuestos. Una herramienta clave para entender mejor la manera de priorizar una actividad es la matriz de Einsenhower, la cual consta de cuatro cuadrantes con dos ejes principales: lo urgente y lo importante. Ambos ejes dirigirán la forma en como se organicen las tareas y su inmediatez a la hora de realizarlas.

 Urgente

No urgente

ImportanteEstas son las primeras tareas para realizar, ya que evidencian:
– Crisis
– Proyectos que tienen fecha de vencimiento.
– Efectos negativos si no se cumplen en el tiempo indicado.  
Estas son las segundas tareas para realizar, ya que permiten:
– Prevenir la crisis
– Construir trabajo en equipo.
– Planificar las actividades.
– Hacer un seguimiento adecuado.
 
No importanteEstas tareas son las terceras en el orden de realización, puesto que su prioridad es alta, pero no son fundamentales para conseguir los objetivos finales.Estas tareas son las últimas a realizar. Las actividades puestas acá pueden llegar a desecharse, ya que no son ni importantes ni urgentes. Lo primordial con estas tareas es que, en caso de no realizarse en el momento, no traerán efectos en los objetivos, e incluso, puede que más adelante se conviertan en actividades propias de otros cuadrantes.

Gestión de las distracciones

Dentro de la gestión del tiempo hay que tener en cuenta las distracciones e interrupciones que pueden fragmentar las actividades que se están realizando, por ello, es necesario tener una correcta administración de estas. Para ello, hay que tener en cuenta que existen dos clases de ladrones de tiempo.

El primero tiene que ver con la incorrecta asignación de tiempo y la rigidez en su distribución, sin tener en cuenta otras actividades. Esto provoca una falta de flexibilidad en la realización de las tareas. Por lo cual, es necesario revisar los objetivos del puesto de trabajo y entender si la actividad asignada es propia de la labor que estoy desempeñando.

La segunda clase se encuentra en el entorno (teléfonos, correos, reuniones, etc.), en personas externas (visitas inesperadas, impuntualidad, etc.) o en sí mismo (desorientación, desorden, etc.). Por lo cual, es necesario hacer una revisión y vigilancia de las habilidades personales para atender adecuadamente a las demandas que se puedan generar en el ambiente laboral. Estas pueden ser: saber escuchar, delegar, mantener la información en orden, poner límites al tiempo y saber sintetizar.

Ahora bien, si ponemos estas estrategias en el campo práctico de la organización, es necesario tener en cuenta que al tener actividades compartidas vamos a depender de otras personas y otros dependerán de nuestro trabajo. De allí, la importancia de hacer uso de la comunicación asertiva y definir las tareas a realizar de manera precisa para desempeñar de mejor manera las labores a nuestro cargo.

Por ejemplo, a la hora de hacer seguimiento en los equipos de trabajo, es importante tener un orden en las actividades y definir un sistema de organización propicio, tales como: calendarios, recordatorios físicos o digitales, o incluso, utilizar herramientas de colaboración.

  • Agendas

Las agendas son archivadores de información (físicos o digitales) en los que los directivos y colaboradores de una empresa pueden anotar las actividades a realizar en un plazo determinado. El formato ideal de esta agenda deberá ser colectivo e incluirá una organización diaria haciendo uso de la matriz de Einsenhower para gestionar de manera efectiva las actividades grupales y personales.

  • Cronogramas

Los cronogramas ayudan a calendarizar las grandes entregas en pequeñas partes o actividades a realizar para cumplir el objetivo. Asimismo, propician la organización del equipo de trabajo y permiten designar tareas específicas a cada uno de los colaboradores, con el fin de avanzar en el entregable o actividad macro.

  • Planeadores

Esta herramienta sirve para organizar las actividades de una forma más detallada, incluyendo no solo la tarea a realizar, sino dejando espacio en la labor diaria para atender aquellas interrupciones venideras. Es decir, permite desglosar cada una de las actividades con el propósito de cumplir a cabalidad la tarea.

Referencias

Reverón Suárez, N. (2015). La gestión del tiempo. España: Universidad de La Laguna. Recuperado de: LA GESTION DEL TIEMPO.pdf; (ull.es)