Por: Kevin Darley Guevara, asistente de investigación técnica del INCP
El presupuesto es una herramienta fundamental en la gestión financiera de cualquier tipo de organización, pues permite a las entidades prever su situación financiera, tomar decisiones informadas y garantizar el uso eficiente de los recursos. En este artículo se explorarán los beneficios de un presupuesto bien estructurado y cómo su correcta implementación puede mejorar la gestión financiera de una organización.
¿Qué es un presupuesto?
Es un documento que detalla las estimaciones de ingresos y egresos que una entidad espera obtener en un periodo determinado, generalmente el año natural. En términos financieros, el presupuesto se puede considerar como una previsión, que permite a la entidad planificar con antelación los recursos que necesitará para llevar a cabo sus actividades (operativas, estratégicas, de inversión, de financiación, entre otras).
El presupuesto se compone principalmente de dos secciones:
Ingresos proyectados: son las estimaciones de las ventas o ganancias que se espera generar durante el periodo.
Egresos proyectados: incluyen todos los costos y gastos asociados con las operaciones de la entidad, como salarios, arriendos, materias primas, publicidad, entre otros.
¿Por qué es importante el presupuesto para las empresas?
Planificación y control financiero: el presupuesto permite a las entidades planificar sus actividades y recursos de manera más eficiente. Al tener una proyección de los ingresos y egresos, la entidad puede identificar posibles desajustes y tomar medidas para corregirlos. Además, sirve como herramienta de control, ya que permite hacer un seguimiento de las metas financieras y verificar si se están alcanzando.
Toma de decisiones informadas: los presupuestos son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas dentro de una organización. Permiten a los líderes evaluar diferentes escenarios, tales como la expansión de operaciones, el lanzamiento de nuevos productos o la necesidad de financiamiento externo, entre otros. Un presupuesto bien estructurado ofrece la información necesaria para tomar decisiones informadas sobre cómo asignar los recursos de manera efectiva.
Reducción de riesgos financieros: los riesgos financieros son inherentes a cualquier entidad, pero un buen presupuesto ayuda a minimizarlos al prever posibles déficits o excedentes en el flujo de caja. Además, la empresa puede identificar áreas donde los costos pueden ser optimizados, lo que contribuye a la estabilidad financiera y mejora la rentabilidad a largo plazo.
Evaluación del desempeño: a través de la comparación entre lo proyectado y lo realmente ejecutado, los líderes pueden identificar áreas más eficientes y/o aquellas que necesitan mejorar. Esta evaluación continua permite realizar ajustes, que son cruciales para mantener la competitividad en un entorno empresarial cambiante.
Tipos de presupuestos
Existen diferentes tipos de presupuestos que pueden utilizarse dependiendo de las necesidades de la entidad, entre ellos de destacan:
Presupuesto operativo: se centra en los ingresos y egresos que se generan durante las actividades diarias de la entidad. Es útil para la gestión a corto plazo.
Presupuesto de capital: está relacionado con los gastos de inversión, como la compra de activos fijos, tecnología o expansión.
Presupuesto de flujo de caja: estima el efectivo que entrará y saldrá de la entidad.
Desafíos en la elaboración de un presupuesto
La elaboración de un presupuesto eficiente presenta ciertos desafíos, tales como:
Estimaciones inexactas: prever ingresos y egresos con precisión puede ser difícil, especialmente en un entorno económico incierto.
Falta de datos históricos: las entidades nuevas o aquellas que no cuentan con registros financieros sólidos pueden tener dificultades para realizar proyecciones precisas.
Así pues, el presupuesto es un componente esencial para la gestión financiera de cualquier entidad. No solo ayuda a planificar y controlar las finanzas, sino que también proporciona una base sólida para la toma de decisiones estratégicas. Si bien la elaboración de un presupuesto puede ser desafiante, las empresas que lo implementan de manera efectiva pueden lograr una mayor estabilidad financiera y un crecimiento más controlado. Es importante establecer presupuestos realistas, monitorearlos continuamente y ajustarlos según sea necesario para garantizar que la entidad siga avanzando hacia sus objetivos.
